lunes, 30 de junio de 2008

Listas de distribución de Outlook

¿Qué son las listas de distribución? Pues simplemente es un grupo de contactos que se engloban bajo un nombre y que facilitan el envío masivo de emails, la convocatorias de citas, etc... Muy interesante ¿verdad?

Pues bien, el problema comienza cuando alguien de tu misma organización quiere pasarte su lista de distribución para que tú (sufrido compañero) no tengas que volver a crearte una con las 500 direcciones de correo.

Si no tenemos un entorno con Exchange, estamos jodidos. Si, jodidos, porque las listas de distribución no se exportan. No haciendo el pino, que lo he probado.

Solución: aunque algo rebuscada, la única solución es la siguiente:

1. En el equipo "origen", abrir la lista de distribución.
2. Seleccionar Archivo - Guardar como.
3. Seleccionar la ubicación y el nombre del archivo, indicándole que el formato sea "sólo texto"

Ahora desde el equipo "destino":
1. Abrir Microsoft Excel y seleccionar Archivo - Abrir
2. Seleccionar en "Tipo de Archivo" la opción "Todos", porque sino no nos va a mostrar en la lista de archivos el que hemos guardado como "sólo texto".
3. Doble click sobre el documento en cuestión, aparecerá un asistente:
4. Siguiente, siguiente, finalizar.
5. Finalmente, se nos abre la hoja de cálculo con la información de la lista de distribución, lo que tenemos que hacer ahora es eliminar la primera columna completa y (normalmente) las 4 primeras filas, que contienen entre otras cosas el nombre de la lista de distribución.
6. Por último, nos quedan dos cosas. La primera, seleccionar todas las direcciones y asignarle un nombre al rango, ¿cómo? fácil. La selección de todas las direcciones supongo que no requiere ayuda, la asignación del nombre al rango es tan sencillo como, una vez seleccionadas todas las celdas, nos vamos a la casilla donde nos muestra la referencia a la celda y escribimos un nombre, posteriormente pulsamos la tecla ENTER.
7. Guardamos la hoja de cálculo. Cuidado, porque hemos de cambiar el formato a Libro de Excel 97-2003.
8. En el Outlook (de nuevo en el equipo "destino") crear una nueva carpeta dentro de contactos con un nombre que haga referencia a la lista de distribución, como por ejemplo "mail masivo 1". (Botón derecho del ratón sobre contactos y pulsar sobre Nueva carpeta...)

9. Con esa carpeta seleccionada, ahora elegimos Archivo - Importar y exportar...
10. Seleccionar "Importar de otro programa o archivo" y pulsar en Siguiente.
11. Seleccionar Microsoft Excel 97-2003 y pulsar sobre el botón Siguiente.
12. Ahora, pulsando sobre el botón Examinar, nos deja ir a la carpeta donde tenemos el documento de Excel y seleccionarlo. Una vez hecho esto, pulsaremos sobre "Siguiente".
13. Aparece una ventana en la que podemos seleccionar la carpeta de destino. Seleccionamos la que creamos anteriormente "mail masivo". Pulsamos sobre "Siguiente"
14. Aparecerá una ventana en la que nos indica "Se ejecutarán las siguiente acciones:", hemos de marcar la única que nos muestra.

15. Se abre ahora otra ventana en la que debemos asignar los campos de la hoja de cálculo a un campo de los contactos de Outlook. Para ello, basta con arrastrar la primera dirección de email al campo situado a la derecha de la ventana que se llama "Email", quedando de la siguiente manera:

16. Una vez hecho esto, podemos tener la confianza que todas las demás direcciones se almacenarán en ese campo. Con lo que pulsaremos sobre el botón "Aceptar" y después "Finalizar".

Ya está, nos volcará todos los contactos en la carpeta nueva, con lo que ahora, si queremos, podremos volver a crear otra nueva lista de distribución de todos esos contactos y a mandar emails masivos, a ver si nos marcan como SPAM. ;)

9 comentarios:

Anónimo dijo...

Creo que hay una forma mas fácil. Seria utilizando los ficheros .PST, te cuento.
Creas un .PST, que son ficheros donde puedes guardar correos para no tenerlos en el servidor, pero también sirven para poder guardar otros elementos de Outlook.
Ahí puedes guardar las listas de distribución en una carpeta de contactos. No hace falta crearlas de nuevo, puedes copiar tu lista de distribución arrastrándolas de tu carpeta a la del .PST
Una vez hecho, le pasas ese fichero .PST a la persona/s que quieras dar la lista.
No sé si me explicado bien, si necesitas alguna captura de pantallas te mando una pequeña guía

Anónimo dijo...

Mil Gracias!
tengo que pasar varias listas de distribucion de outlook a CVS, y sin tener ni idea de informatica, esta es la información mas util que he encontrado

Verónica dijo...

Muchísimas gracias, Jorge!!
Tu método funciona perfectamente. Me has salvado de horas y horas de tedioso trabajo de copy & paste!!
Un fuerte abrazo desde el Perú!

Anónimo dijo...

Habeis probado, simplemente de arrastrar la lista al cuerpo del mensaje ? Se crea un adjunto con toda la información relevante de los contactos... una vez la recibe el destinatario, solo debe hacer un guardar y listo...
Facil no ?

by sucoxx

Anónimo dijo...

Gracias por alfabetizarnos Jorge, JAJAJA

Darwin dijo...

Efectivamente funciona mucho mejor con la opción Exportar/Importar pst. Enhorabuena por el blog

Unknown dijo...

hola! excelente información!
Pero no me exporta los mails de los contactos a excel de mi lista de distribución... tengo office 2003, y me importa las cabeceras de los datos, pero no los mails... gracias

Unknown dijo...

buenas

hago lo que me dices, pero el documento de texto que se guarda, no contiene las direcciones de la lista, aparece el mail de la lista de distribución solamente.

Gracias

Rufus dijo...

¡Gracias Jorge!
Tu blog es como el Cid, sigue ganando batallas después de muerto.
Me ha sido muy útil.
Saludos